Ich werde Ihnen heute einige wichtige Tipps für das Bauen von Grafiken servieren. Anlass dafür waren sämtlichen Anfragen rund um dieses Thema in den letzten Wochen und daher werde ich Ihnen hier einige sehr wichtige Dinge verraten:

Mein erster Tipp für die Formatierung von benutzerdefinierten Grafiken ist es WENN(ISTFEHLER-Formeln in den SetDat Formeln zu verwenden. Diese sollten als Bezug für die Grafik definiert werden und funktioniert ausschließlich über FORMELBEZÜGE und NICHT über Datenbankbezüge. Um einem Datenbankbezug in einen Formelbezug zu verwandeln muss man in die Bearbeitungsansicht (Ansicht – Designmodus oder F7) wechseln und den Datenbankbezugseditor einblenden (Symbol: ).

Da in den letzten Tagen vermehrt die Frage aufgekommen ist, wie kann ich einen Vergleichsbericht (wo Detailabfragen integriert sind z.B.: GuV Vergleich) korrekt darstellen, wenn die Datasets nicht ident sind, das heißt, wenn das zweite Dataset in der Sitzung mehrere Kostenelemente enthält, da im neuem Jahr weitere Kostenpositionen hinzugekommen sind, die auch geplant werden müssen, als das erste Dataset in der Sitzung.

Hier kann man wie folgt vorgehen:

An erster Stelle der Sitzung muss das “größere Dataset” stehen und an zweiter Stelle das “Kleinere” – denn nur so ist gewährleistet, dass bei Listenabfragen auch alle Elemente und Werte korrekt angezeigt werden und der Bericht wird auch nicht “beschädigt”.

Da wir im Support öfters Anfragen bezüglich der Memo-Erstellung und – Abfragen erhalten, möchte ich dies hier kurz beschreiben.

Generelle Infos:
Memos eignen sich gut dafür, lange Kommentare darstellen zu lassen. Da das Kommentarfeld mit der Anzahl der Zeichen beschränkt ist (KF1=31 Zeichen und KF2=59 Zeichen), reicht dies oft nicht aus, um das gewünschte Kommentar zu hinterlegen.

Man öffnet ein Umsatz-Deckungsbeitragsdokument und schaltet auf das gewünschte Element.
Klickt man mit der rechten Maustaste auf einen Wert (im Beispiel hier ist es der Nettoumsatz des Monats Februar 08, am Element Bekleidung) kann man die Option „Memo hinzufügen…“ auswählen.
Hier schreibe ich den gewünschten Betreff und das gewünschte Kommentar hinein. Zusätzlich definiere ich die Gültigkeitsbeschränkung – in diesem Beispiel handelt es sich um ein Zeit-, Struktur- und FB bezogenes Memo.

Beim Arbeiten mit Listenabfragen ist uns gerade eine nette Eigenheit aufgefallen.

Wir wollten Werte auslesen und diese kumulieren lassen. Klingt einfach. Ist es eigentlich auch. Wenn man der Einstellung “Abfragetyp” Beachtung schenkt und diese richtig setzt. Liste ist eine tolle Einstellung wenn man Zeichenketten (z.B. Elementbezeichnung) Abfrägt, wird aber mit der Einstellung Liste versucht ein Wert zu kumulieren -> schlecht.

Um also ein richtiges Ergebnis zu erhalten: Bei Abfragen auf Werte, Abfragetyp Summe einstellen.

In Excel ist es möglich und weit verbreitet diversteste Tabellenblätter in eine Arbeitsmappe zu integrieren. So habe ich bis jetzt etliche Beispiele gesehen, in denen Bilanzen, GuVs, Finanzpläne bis hin zu Detailberechnungen in einer einzigen Arbeitsmappe zusammengeführt waren.

Was in Excel eine gute Idee ist, muss für den Planner, vorallem Performanceseitig, nicht unbedingt optimal sein. Dadurch, dass Professional Planner Werte aus Datenbanken bzw. dem Speicher auslesen muss, die sich vorallem in Multiuserumgebungen häufig ändern können, benötigt jeder dieser Auslesevorgänge eine gewisse Zeitspanne. Je größer die Menge der abgefragten Daten in einem ptb ist (und dabei ist es unerheblich auf welchem Tabellenblatt), desto länger wird dieser Zeitraum.