Da wir im Support öfters Anfragen bezüglich der Memo-Erstellung und – Abfragen erhalten, möchte ich dies hier kurz beschreiben.

Generelle Infos:
Memos eignen sich gut dafür, lange Kommentare darstellen zu lassen. Da das Kommentarfeld mit der Anzahl der Zeichen beschränkt ist (KF1=31 Zeichen und KF2=59 Zeichen), reicht dies oft nicht aus, um das gewünschte Kommentar zu hinterlegen.

Man öffnet ein Umsatz-Deckungsbeitragsdokument und schaltet auf das gewünschte Element.
Klickt man mit der rechten Maustaste auf einen Wert (im Beispiel hier ist es der Nettoumsatz des Monats Februar 08, am Element Bekleidung) kann man die Option „Memo hinzufügen…“ auswählen.
Hier schreibe ich den gewünschten Betreff und das gewünschte Kommentar hinein. Zusätzlich definiere ich die Gültigkeitsbeschränkung – in diesem Beispiel handelt es sich um ein Zeit-, Struktur- und FB bezogenes Memo.

Dann speichere ich das Memo, indem ich auf die Schaltfläche OK klicke. Im Umsatz-Deckungsbeitragsdokument wird nun folgendes Symbol angezeigt:

Dieses Symbol gibt mir den Hinweis, dass auf zumindest einem der dargestellten SetDat Formeln ein Memo hinterlegt ist. Um herauszufinden, falls man vergessen hat, wo man dies angelegt hat, kann man in folgenden Dokumenten nachsehen:

-       unter Workflow – 03. Memos

-       oder unter Workflow – 02. Memo Report

Im Tabellendokument kann man nun den Betreff und das Kommentar folgendermaßen anzeigen lassen:

Anzeigen des Betreffes funktioniert mit folgender SetDat-Formel:

Das Kommentar bilde ich folgendermaßen ab:

WICHTIG dabei ist, dass der Zusatzparameter immer den FB enthalten muss, auf den man das Memo angelegt hat. Damit der Betreff und das Kommentar richtig angezeigt wird, muss das richtige Strukturelement und die Zeitperiode hinterlegt werden. Den Betreff und den Text kann man auch jederzeit überschreiben.

Dies kann dann im Dokument (nach beliebiger Formatierung) folgendermaßen aussehen:

Das neu anlegen eines Memos mit der selben Einstellung hätte zur Folge, dass in diesem Dokument immer das Memo mit der kleinsten ID angezeigt wird. Dies könnte man anschließend nur mit einer Listenabfrage darstellen.

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